JAPAN AI AGENT、鳥取県日南町役場で議事録作成・広報業務の効率化を実現
JAPAN AI株式会社が、鳥取県日南町役場に「JAPAN AI AGENT」を導入し、議事録作成や広報業務等の効率化を実現した。
概要
JAPAN AI株式会社は、鳥取県日南町役場に「JAPAN AI AGENT」を導入し、議事録作成や広報業務等の効率化を実現しました。現在、全庁展開を視野に活用範囲の拡大を進めています。
導入背景：地方自治体では、住民対応や窓口業務に加え、議事録作成、通知文の起草、広報誌の編集、国への報告書作成など、多岐にわたる事務作業が職員の負担となっています。特に小規模自治体では、一人の職員が複数の業務を兼務するケースが多く、事務処理の効率化が住民サービスの質に直結する重要な課題です。日南町役場においても、2時間の会議に対して2時間以上の文字起こし作業が発生するなど、記録業務だけでも多くの時間が費やされていました。
選定理由：「JAPAN AI AGENT」は、文章作成・人事・マーケティングなど、様々な職種の業務負担を軽減することのできるAIエージェントです。日南町役場では、4社のAIサービスを対象にトライアルを実施し、以下の3点が選定の決め手となりました。
出力精度：地名や地方特有の言い回しが含まれる音声でも、高い精度で要約。他社サービスで課題となった「意味の取り違え」が少なく、実務で即座に活用できる点が評価されました。
操作性：用途別のテンプレートやエージェントがあらかじめ用意されており、AIに不慣れな職員でもプロンプトの入力に迷うことなく、役場内での定着が見込めるという確信につながりました。
支援体制：「伴走型」の支援体制として、月に一度の定例会を通じ、新機能の紹介や業務ごとの最適な活用法を継続的に提案。ツール提供に留まらず、現場の疑問を置き去りにしない姿勢が信頼を獲得しました。
導入後の主な成果：「JAPAN AI AGENT」の導入により、日々の事務作業の効率化にとどまらず、職員の心理的負担の軽減など、多岐にわたる業務において成果が得られました。
議事録作成の劇的な時短：音声から議事録への文字化と要約が自動化され、これまで数時間かかっていた議事録作業が、担当者の最終調整（約10分程度）のみで完成しました。
広報・企画業務の質の向上：関西万博出展に向けたイベントのキャッチコピー案出しや、町内放送・広報誌の原稿作成、アンケートの第三者視点での分析など、幅広い業務でAIが素案を提示することで、作業の手戻りや悩む時間を削減しました。
職員の意識変化：兼務の多い環境下で「業務を一人で抱え込まなくてもいい」という安心感が広がり、業務に対する前向きな変化が生まれています。
日南町役場 地域づくり推進課 今川様 コメント
導入当初は、職員の年齢層や業務内容が幅広いこともあり、「AIなんて難しいのでは」といった不安の声や温度差がありました。しかし、実際に議事録作成や、過去の答弁との整合性確認が負担だった議会答弁の原稿整理などをAIに任せてみると、その精度の高さから少しずつ庁内の抵抗感が薄れていきました。
日々の業務に追われていると、どうしても今まで通りのアナログな方法で済ませがちです。しかし、「これってAIに置き換えられないかな？」と少し見直すだけで、AIに任せられる仕事が見えてきます。まずは小さく試してみる、ちょっと質問を投げてみる。それだけで仕事の景色は少しずつ変わっていくと思います。今後はAIに裏方作業を任せ、職員が本来注力すべき住民対応に集中できる環境を整えることで、「住民満足」と「職員の働きやすさ」の両立を目指していきたいと考えています。
今後の展望
JAPAN AIは、今回の導入を通じて、少人数・兼務体制の地方自治体においても、お客様に寄り添った支援体制を築くことでAI活用が進むことを確認しました。今後は、自治体特有の業務に対応したエージェント機能の拡充と、住民サービスの向上と職員の働きやすさの両立を目指す自治体をより的確に支援できるよう、体制を強化してまいります。
